Shopify nỗ lực cắt giảm các cuộc họp công ty

Năm ngoái Shopify đã rất nỗ lực cắt giảm chi phí, và năm nay có vẻ như họ sẽ bắt đầu tiến hành bước tiếp theo là giảm số lượng các cuộc họp.

Doanh nghiệp thương mại điện tử Canada này đang hủy bỏ tất cả các cuộc họp thường kì có từ hơn hai người tham dự và khuyên nhân viên từ chối lời mời họp cũng như rút khỏi các nhóm trò chuyện nội bộ lớn.

Shopify thông báo họ đang tiến hành chiến dịch “thanh lọc lịch họp” khi các nhân viên trở lại sau kỳ nghỉ lễ, bằng cách xóa “vĩnh viễn” tất cả các cuộc họp định kỳ có hơn hai người, đồng thời khôi phục quy tắc không được tổ chức các cuộc họp dưới bất kỳ hình thức nào vào ngày thứ Tư. Các cuộc họp lớn với tối đa 50 người tham gia sẽ được dồn vào sáu giờ trong các ngày thứ Năm. Lãnh đạo công ty cũng sẽ hô hào nhân viên bỏ các cuộc họp bổ sung và rút khỏi các nhóm trò chuyện nội bộ lớn.

Giám đốc điều hành và đồng sáng lập của Shopify Tobi Lutke cho biết trong một tuyên bố rằng điều tốt nhất mà những nhà sáng lập có thể làm là phép loại trừ. “Việc thêm vào dễ dàng hơn nhiều so với việc loại trừ. Khi bạn nói “có” với một việc, thì cũng có nghĩa là bạn nói “không” với một việc khác mà lẽ ra bạn có thể làm trong khoảng thời gian đó. Khi mọi người thêm nhiều thứ,  thì những thứ họ có thể thực hiện được sẽ ít hơn. Kết quả là, sẽ có ngày càng nhiều người chỉ duy trì hiện trạng mà không có bước tiến lên”.

Theo Harvard Business Review, các công ty chi tổng cộng 37 tỷ đô la mỗi năm cho các cuộc họp. Theo một báo cáo năm ngoái, các công ty lớn có thể tiết kiệm tới 100 triệu USD mỗi năm bằng cách tổ chức ít cuộc họp không cần thiết hơn và cắt giảm danh sách mời họp của họ. Cũng theo báo cáo này, trung bình, các nhân viên dành khoảng 18 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp, chỉ có 14% lời mời họp bị từ chối mặc dù thực tế là 33% trong số các cuộc họp đó không hiệu quả.
Nhiều công ty đã nhận ra rằng các cuộc họp lớn, kéo dài và không hiệu quả đã trở thành tai họa của môi trường làm việc hỗn hợp ngày nay. Một số công ty, bao gồm Twilio Inc. và công ty mẹ của Facebook là Meta Platforms Inc., đã có chính sách quy định những ngày không họp.

Theo Steven Rogelberg, giáo sư về lĩnh vực khoa học tổ chức, tâm lý học và quản lý tại Đại học Bắc Carolina, các cuộc họp được tổ chức kém cũng có thể làm giảm sự gắn kết của nhân viên và thậm chí làm tăng ý định rời đi của họ. Dữ liệu từ Microsoft Corp. dựa trên hàng nghìn người dùng phần mềm văn phòng của họ tiết lộ rằng lượng thời gian dành cho các cuộc họp đã tăng hơn gấp ba lần và tần suất các cuộc họp đã tăng hơn gấp đôi trong hai năm đầu tiên xảy ra đại dịch. Một nghiên cứu dựa trên 48 triệu cuộc họp của công ty phân tích về hợp tác Vyopta cho thấy tỷ lệ các cuộc họp hai người đã tăng từ 17% vào năm 2020 lên 42% vào năm ngoái, cho thấy các doanh nghiệp đang cố gắng hạn chế người tham gia các cuộc họp.

Shopify đã thông báo rằng một bot sẽ đóng vai trò là người thực thi chính sách và bắt đầu thông báo cho những người tổ chức cuộc họp về các quy tắc mới này vào ngày 5 tháng 1.
Theo Kaz Nejatian, phó chủ tịch phụ trách sản phẩm và giám đốc điều hành của Shopify, “Trong những năm qua, chúng tôi đã chứng kiến những cuộc họp không cần thiết lặp lại hàng ngày”. Anh cho biết thêm “Chúng tôi ý thức được rằng không ai gia nhập Shopify để ngồi họp”.
Thanh lọc cuộc họp là thử nghiệm mang tính cải tổ với nhân lực gần đây nhất của Shopify. Ngay sau khi đại dịch bắt đầu vào tháng 5 năm 2020, Shopify đã chuyển đổi mô hình làm việc từ xa, cho phép tất cả nhân viên làm việc lâu dài từ bất kỳ địa điểm nào. Shopify vừa cập nhật các chính sách trả lương, thưởng để cho phép nhân viên tự chọn thù lao bằng tiền mặt hoặc vốn chủ sở hữu thay vì để đội ngũ quản lý quyết định cho họ. Sự biến động của thị trường vào năm ngoái đã đè bẹp cổ phiếu của các công ty công nghệ, dẫn đến sự thất thoát đáng kể trong thù lao của những nhân viên đã chọn nhận một lượng lớn vốn chủ sở hữu trong tiền lương của họ.

Những điều chỉnh cắt giảm cuộc họp này phù hợp với nỗ lực của toàn công ty nhằm giảm thiểu chi phí vận hành. Một số động thái trong nỗ lực cắt giảm chi phí của Shopify có thể kể là cung cấp các công cụ để mua hàng tại cửa hàng và cho phép người bán thiết lập trang web để bán hàng trực tuyến, quản lý hàng tồn kho và xử lý thanh toán. Trong thời kỳ đại dịch, Shopify là một trong những cổ phiếu hot nhất do hoạt động mua sắm trực tuyến bùng nổ, khiến công ty trở thành doanh nghiệp có giá trị khủng nhất Canada. Tuy nhiên, năm ngoái, cổ phiếu công ty này đã giảm 75%. Shopify đã cắt giảm khoảng 1.000 lao động trong tổng số 10.000 nhân viên của mình trong mùa hè khi Lutke thừa nhận rằng ông đã đánh giá sai tác động của đại dịch đối với thương mại điện tử.

Theo các nghiên cứu từ Trường Kinh doanh NEOMA của Pháp, quy định không họp có thể tăng năng suất và giảm căng thẳng cho nhân viên. Tuy nhiên, tại Shopify, thỉnh thoảng các cuộc họp vẫn diễn ra. Công ty cho biết sẽ có “thời gian nghỉ tạm ngưng hai tuần” trước khi ai đó có ý định tổ chức lại một cuộc họp bị hủy theo chính sách mới. 

Công ty cũng thông báo rằng trong tương lai, Shopify sẽ chỉ sử dụng Slack làm trình nhắn tin nhanh và các nhóm trò chuyện lớn sẽ chỉ để đưa ra các thông báo.